Cómo crear documentos PDF accesibles

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Utilizamos los documentos que subimos a nuestra página web para informar, explicar, documentar … pero sea cual sea su finalidad concreta, son una forma de comunicación en la que como ocurre en la verbal, hay muchas cosas que pueden ir mal.

Desde nuestra época de estudiantes, todos conocemos la sensación al ver una página llena de letras pequeñas, desorganizada, que tenemos que leer y “digerir”. O esa frustración al darnos cuenta de que, tras leer un párrafo, no hemos entendido absolutamente nada.

Si leer y comprender requiere un esfuerzo, pues imagínate a una persona con algún tipo de discapacidad.

Y si facilitamos esta tarea, no sólo le hacemos un favor a él, sino también a nosotros mismos, ya que estaremos cumpliendo con nuestra misión, es decir, tratar de contribuir, con apoyos y servicios, a mejorar la calidad de vida de cada persona con discapacidad intelectual o del desarrollo y su familias.

Introducir contenido en la página web de tu entidad , conlleva una gran responsabilidad en lo que accesibilidad web se refiere. Ya que si los documentos que introduces no son accesibles , nuestro sitio web tampoco lo será . Es decir, no se pueden excluir tecnologías concretas, por ejemplo, no podemos decir que el sitio web cumple los criterios de accesibilidad WCAG AA menos los documentos PDF.

Aquí no valen las medias tintas , o tu página web y el contenido que introduces es accesible o no lo es en absoluto.

¿ Por qué usar archivos PDF ?

Es muy sencillo, y te lo resumo en una frase: Los archivos PDF cumplen con las normas.

El formato PDF es un estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los documentos PDF pueden contener vínculos y botones, campos de formulario, audio, vídeo, etc…

Además tus archivos PDF cumplen con la normativa ISO 32000 de intercambio de documentos electrónicos, incluidas las normas de fines específicos, como PDF/A para archivado, PDF/E para ingeniería y PDF/X para impresión, PDF/UA (de Universal Access: «Acceso universal»).

Y por supuesto puedes crear archivos PDF para satisfacer los criterios de accesibilidad que facilitan el uso del contenido a personas con discapacidad, ya que la tecnología PDF es compatible con los productos de apoyo, como un lector de pantalla, que puede comprender y proporcionar la información a sus usuarios si el documento PDF se ha elaborado de forma accesible.

Técnicas específicas de accesibilidad en documentos PDF

Las WCAG 2.1 incluyen 24 técnicas específicas para la tecnología PDF.

  1. Añade textos alternativos a las imágenes para que las personas con discapacidad visual puedan entenderlas.
  2. Crea marcadores para que todos los usuarios puedan desplazarse rápidamente por el documento PDF.
  3. Garantiza el orden correcto de lectura y de tabulación, de tal forma que, si se accede de forma lineal como con un lector de pantalla, el contenido esté ordenado y tenga sentido.
  4. Oculta las imágenes decorativas para no confundir o dificultar la compresión.
  5. En un formulario indica los controles obligatorios para evitar errores a los usuarios.
  6. Utiliza el elemento «table» para maquetar datos tabulares ( Una tabla es una disposición de datos en filas y columnas ) de tal manera que un lector de pantalla pueda leerlos de forma organizada.
  7. Procesa por OCR ( Reconocimiento óptico de caracteres ) un documento escaneado para obtener el texto real; de lo contrario se obtiene una imagen que los productos de apoyo no pueden interpretar.
  8. Define las abreviaturas para que un lector de pantalla pueda leer su forma extendida.
  9. Incluye títulos ( Encabezados ) para la organización de los contenidos y que el usuario de lector de pantalla pueda entender y estructurar el documento.
  10. Proporciona etiquetas a los controles interactivos de formulario de tal manera que se entienda para qué sirve cada control.
  11. Incorpora enlaces con un texto descriptivo para que el usuario pueda decidir si pulsa o no, y pueda comprender adónde se dirige el enlace.
  12. Indica el nombre, la función y el valor de los campos de formulario para que no queden dudas de cómo se rellena.
  13. Ofrece texto alternativo en los enlaces cuando el texto del enlace no sea suficientemente autoexplicativo.
  14. Introduce en cada página encabezados y pies que permitan al lector saber dónde está.
  15. En los formularios añade botones de “Enviar” para que sean los propios usuarios los que decidan cuándo se envía.
  16. Configura el idioma predeterminado para que el lector de pantalla sepa cómo pronunciar, y los usuarios puedan comprenderlo.
  17. Numera las páginas coherentemente para que los usuarios puedan ubicarse.
  18. Pon un título al documento, es muy útil para entender el contenido del fichero.
  19. Especifica el idioma de un párrafo o frase cuando sea diferente del idioma del documento, por el mismo motivo que es necesario configurar el idioma predeterminado.
  20. Repara las tablas mal etiquetadas con el editor de tablas de “Adobe Acrobat Pro”.
  21. Utiliza las etiquetas UL, OL y LI para crear listas y permitir al usuario desplazarse rápidamente por los contenidos.
  22. Avisa al usuario cuando se equivoque al rellenar un campo porque debe seguir un formato determinado o introducir valores dentro de un rango, de este modo, facilitas al usuario cumplimentar el formulario y le evitas cometer errores al rellenar el formulario.
  23. Ofrece controles de formulario interactivos asegurándote de que funcionan correctamente sólo con teclado.
  24. Utiliza el formato PDF/UA al crear PDF.

Soy especialista en accesibilidad web

Déjame mostrarte mi forma de trabajar y consigue una página web fácil de usar, bien estructurada y accesible.